Yazar: Metin Zenbil · Yayımlandı:
Tedarikçiyle fiyatı telefonda konuştunuz, teslimat gününü mesajla netleştirdiniz. Siparişi de ekipten biri verdi. Bir sonraki alımda aynı ürüne bakarken sorular başladı: Geçen sefer hangi markayı almıştık? Nakliye fiyata dahil miydi? Diğer firma ne teklif etmişti?
Bu soruların cevabını bulmak için mesajları taramak, birini aramak veya eski siparişi hatırlamaya çalışmak zorunda kalabilirsiniz. Restoranda zaten yetişmeniz gereken yeterince iş varken satın alma bir de böyle zaman alır.
İşinizi kolaylaştıracak bir düzenin karmaşık olması gerekmiyor. Neyi istediğiniz, size ne teklif edildiği ve sonunda ne aldığınız belli olsun. Başlangıç için önemli olan bu.
Satın alma listesinde hangi bilgiler olmalı?
“On koli ürün gönderir misiniz?” dediğinizde herkes aynı şeyi anlamayabilir. Bir firmanın kolisinde altı, diğerininkinde on iki ürün olabilir. Marka veya gramaj da farklıysa, elinizde iki fiyat olur ama hangisinin daha uygun olduğunu hâlâ bilemezsiniz.
Teklif istemeden önce ürünün adını, miktarını ve sizin için önemli özelliklerini yazın. Belirli bir marka gerekiyorsa belirtin. Başka markaları da değerlendirebiliyorsanız bunu söyleyin.
Teslimat yeri, ürüne ihtiyaç duyduğunuz tarih ve ödeme beklentiniz de açık olsun.
Her ürün için uzun bir açıklama yazmanız gerekmiyor. Tedarikçinin farklı anlayabileceği veya kararınızı değiştirecek bilgileri baştan paylaşmanız yeterli.
Tedarikçilerden fiyat teklifi nasıl istenir?
Bir firmadan peşin, diğerinden otuz gün vadeli fiyat aldığınızda yalnızca tutarlara bakarak karar veremezsiniz. Miktar, marka veya teslimat günü değiştiğinde de aynı sorun ortaya çıkar.
Bu yüzden hazırladığınız ihtiyaç listesini teklif alacağınız firmalarla aynı şekilde paylaşın. Bir tedarikçi farklı marka ya da farklı teslimat günü öneriyorsa, bu farkı ayrıca belirtmesini isteyin.
Böylece sizin tekrar tekrar açıklama yapmanız, tedarikçinin de eksik bilgileri öğrenmek için yeniden araması gerekmez. Konuşma, “Tam olarak ne istemiştiniz?” yerine “Size şu koşullarla sağlayabilirim” üzerinden ilerler.
Teklifleri karşılaştırırken nelere bakılmalı?
Cuma günü kullanacağınız ürün pazartesi gelecekse, fiyatının düşük olması o günkü ihtiyacınızı çözmez. Ucuz görünen kolinin içinden daha az ürün çıkması veya nakliyenin sonradan eklenmesi de kararınızı değiştirebilir.
Bu nedenle fiyatın yanında şu soruların cevaplarını da görün: Ne kadar ürün alıyorsunuz? KDV dahil mi? Taşıma için ayrıca ödeme yapacak mısınız? Ürün ne zaman gelecek, ödemeyi ne zaman yapacaksınız?
Ürünün mutfakta işinizi görmesi ve tedarikçinin teslimatına güvenebilmeniz de önemlidir. Daha pahalı teklifi seçmeniz her zaman yanlış karar verdiğiniz anlamına gelmez.
Örneğin, “Ürün yarına yetişeceği için bu firmayı seçtik” diye kısa bir not düşebilirsiniz. Bir sonraki alımda aynı kararı yeniden hatırlamaya çalışmazsınız.
Sipariş verirken ve teslim alırken neler kontrol edilmeli?
Hangi ürünün, hangi miktarda ve hangi koşullarla sipariş edildiği belli olsun. Sonradan marka değişirse veya tedarikçi teslimatı erteleyeceğini söylerse, bu bilgiyi de sipariş kaydıyla birlikte saklayın.
Ürün geldiğinde yalnız kolileri sayıp geçmeyin. Sipariş ettiğiniz marka ve miktar mı geldi? Ambalajı ve ürünün gerektirdiği teslimat koşulları uygun mu?
Bir eksiklik varsa tedarikçiyle görüşün; nasıl çözüleceğini de not edin. Eksik ürün daha sonra mı gelecek, tutardan mı düşülecek, iade mi yapılacak? Konu birkaç gün sonra yeniden açıldığında baştan konuşmak zorunda kalmayın.
Çalışanların yaptığı satın almalar nasıl takip edilir?
Her fiyatı sizin istemeniz, her siparişi sizin vermeniz gerekmiyor. Ama “Neyi, kimden, neden aldık?” sorusunun cevabına ulaşabilmeniz gerekiyor.
Bunun yolu çalışanlara sürekli aynı soruları sormak değil. Gelen teklifleri ve verilen kararı, ilgili kişilerin bakabileceği şekilde bir arada tutmak.
Böylece satın almayı yapan kişi işi yürütür; siz de gerektiğinde ne olup bittiğini görebilirsiniz. Bilgi yalnız bir kişinin telefonunda veya hafızasında kalmaz.
TeklifMarket’te talep, teklif ve sipariş nasıl takip edilir?
TeklifMarket'te ihtiyacınız için talep açarsınız. Uygun tedarikçiler tekliflerini iletir; siz de fiyat, ürün, vade ve teslimat bilgilerini birlikte değerlendirirsiniz. Seçtiğiniz teklifi sipariş olarak takip edebilirsiniz.
Bunun için iyi çalıştığınız tedarikçileri bırakmanız gerekmez. Onları da davet edebilir, mevcut ilişkilerinizle devam ederken başka seçenekleri değerlendirebilirsiniz.
Talep açın. Teklifleri karşılaştırın. Satın almanızı yönetin.
TeklifMarket'i restoranınızda değerlendirmek için başvurun.
Başvuru ücretsizdir. Güncel kullanım koşulları görüşmede paylaşılır.
Yazar hakkında
2016’dan beri üç şubeli bir restoran işletmesi yürütüyor; öncesinde bankacılıkta 12 yıl iç kontrol ve uzaktan denetim yaptı. TeklifMarket’i restoran satın almasında kendi yaşadığı fiyat toplama ve teklif karşılaştırma sorunlarından geliştirdi.
Metin Zenbil hakkında